書信是人類交流的一種最古老也是最重要的方式之一，對于人類的交際具有重要的意義。大學生無論在何時何地，都需要因為各種原因而給相關人士寫信，來表達自己的動機、目的和願望等。書信分為私人信函和公務信函。私人信函屬于非正式文體，一般是指與熟人、家人和朋友之間進行日常事務交流的信件。私人信件用詞可以比較随意，但是語氣要真摯。
 公務信件則屬于正式文體，通常用于商務和外貿場合，以及公司與公司之間、與客戶之間的業務往來等。其中最實用也是最重要的包括辭職信、請求信、建議信、求職信、道歉信、感謝信、申請信、投訴信、詢問信、邀請信和祝賀信等。盡管書信類别多樣，但是我們一定要牢記，所有的書信都是“萬變不離其宗”，隻要掌握其格式、框架和基本語氣，就能夠寫出一篇質量上乘的書信出來。

書信的寫作格式
 

當前的書信格式主要有英式和美式兩種。英式結構即縮進式結構，屬于比較傳統的結構，即每一段的第一行都向裡縮進4-8個字符，且所有段落的縮進距離必須保持一緻；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。美式結構則是齊頭式結構，在商務英語中比較流行，尤其普遍運用于電子郵件的交流中，其特點是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。具體如下所示：
縮進式：
Dear Kate,
    I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.
 If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.
                                                   Yours,
                                                   Judy

齊頭式：
Dear Kate,
   
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Yours,
Judy

書信的結構：
 

英文的書信結構通常包括6個組成部分：信頭（heading，包括寄信人地址和日期）、信内地址（inside address，指收信人地址）、稱呼（salutation）、正文（body）、結束語（complimentary）、簽名（signature），有時候還包括附言（postscript）和附件（attachment）。
   
稱呼：
 

稱呼是書信的開頭部分，是寫信人對收信人的稱謂。無論是私人信件、還是公務信件，一般都以“Dear”作為開頭引出收信人的姓名和頭銜。稱呼的後面一般都要求加逗号。
 

在私人信件中，如果寫信人與收信人關系比較親密，則稱呼可以比較随意，一般都是“Dear”後面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”後面加長輩的稱呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果關系不是非常親密，則要稱呼對方的姓，寫做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁狀況的時候，宜用“Ms.”。
 

在公務信件中，一般的稱呼格式是在收信人頭銜後加姓，或者加收信人全名。要特别注意收信人的頭銜。具體稱呼方式及縮寫如下：
    男士：Mr.
    女士：Mrs., Ms., Miss
    教授/博士：Prof./Dr.
    市長、法官、議員或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)
    編輯：Editor
    不知對方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern

正文一般包括三個部分。第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。如果是回信，還要說明何時收到對方關于什麼内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋。第三部分是信的結尾，通常以禮貌的祝福或者願望來結束。如：
 I am looking forward to your reply.
 Please pass my best wishes to all your family.

結束語是寫信人對于收信人的謙稱和緻敬。在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于關系非常親密的朋友或者親人，則還可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。
 

在公務信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。
 

特别是在給一些團體和不知名的個人的正式信件中，除了以上結束語外還可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.
 

英文信件結束語形式非常多，對于考生來說如果能夠掌握各種情況下的不同結束語自然最好，但是對于應試來說，考生掌握一個“Yours sincerely”就可以以不變應萬變，因為這個結束語普遍适用于私人和公務信件。