1、信頭（Heading） 指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話号碼等，因此就隻需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。 英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌号碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然後再寫日期。标點符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 日期的寫法，如2010年7月30日，英文為：July 30，2010（最為普遍）； July 30th，2010；30th July，2010等。2010不可寫成10。

2、信内地址（Inside Address） 在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。将收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

3、稱呼（Salutation） 是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信内地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼後面一般用逗号（英國式），也可以用冒号（美國式）。 （1）寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名（這裡指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 （2）寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以複數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的複數形式。 （3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

 

4、正文（Body of the Letter） 位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！） 正文有縮進式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進式。 但美國人寫信各段落往往不用縮進式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都采用齊頭式的寫法。

5、結束語（Complimentary Close） 在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗号。不同的對象，結束語的寫法也不同。 （1）寫給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等；
（2）寫給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等；
（3）寫業務信函用Truely yours（Yours truely），Faithfully yours（Yours faithfully）等；
（4）對上級、長輩用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。

6、簽名（Signature） 低于結束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識别。職務、職稱可打在名字的下面。當然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。

7、附言（Postscript） 一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應于正文齊頭。 注意：在正式的信函中，應避免使用附言。

8、附件（Enclosure） 信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2 photos（内附兩張照片）。如果福建附件不止一項，應寫成Encl：或Encs。 我們有時可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應在底下加橫線，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公務信函中使用，也可以省略。