英文書信的各組成部分（The Parts of English Letters）
1.  信頭 （The Heading / Letterhead）
2.  收信人的地址、姓名 （The Inside Address）
稱呼 （The Salutation）
正文 （The Body of the Letter）
結束用語 （The Complimentary Close）
簽名（The Signature）
 除以上六項外，有時一些書信還有附件（Enclosure）和附言（Postscript）兩項次要補充性部分。它們是否需要，則視實際情況而定。
 另外，公文信還有“事由”一項。事由，在正式公文中占有一行，用SUBJECT 或Re: 來表示,“事由”即信的主要内容，一般信件中可以略去。
信頭 （The Heading / Letterhead）
 信頭也稱信端，通常位于信紙的右上角。它包括兩項内容：（1）寫信人的地址，（2）寫信日期。凡是正式英語信函都需要寫上發信人的地址和日期。但如果使用具有公司或單位台頭的信紙，則隻需寫上日期即可。需要注意的是，英語書信和漢語書信在地址和日期的寫法上有很大的不同。漢語書信的地址是從大到小依次排列，而英語書信則恰恰相反, 即從小到大。例如：
中國北京市海澱區學院路37号
寫在英文信件中則為：
37 Xueyuan Road,
Haidian District,
Beijing,
PR China
 在發到國内的書信地址上，不需要寫國名；而發到國外的書信，必須在發信人和收信人的地址上寫上國名。
  英文書信中的日期的寫法常見的有兩種，順序為：月、日、年 或 日、月、年。例如：2005年4月25日
英文可以寫成：April 25, 2005 或：25 April, 2005
見下面各例：
(1) (美式)
76 Brooklyn Avenue           美國紐約第九郵區
New York 9, N.Y.             布魯克林大街76号
U.S.A.                      2005年3月21日
March 21, 2005
（2）（英式）
No. 21, Victoria Street          英國倫敦中央東7區
London, E.C.7,                維多利亞大街21号
England                     2005年3月21日
21st March, 2005
 （3）
   Nanjing University,             中國南京
   22 Hankou Road               漢口路22号
   Nanjing,                      南京大學
   China                        2005年3月21日
            March 21, 2005
         （4）（斜列式 / 階梯式）
 English Section, Class 0501,          江蘇南京
 Foreign Languages Department,     南京大學外語系
     Nanjing University,             英語專業05級1班
                  Nanjing, Jinagsu Province      2005年3月21日
                     March 21, 2005      
收信人的姓名地址 (The Inside Address)
 收信人的姓名地址也稱信内地址, 它位于信箋的左上角，從左邊略低于寫信日期一、二行處頂格寫起。先寫姓名和頭銜，後寫地址, 其排列次序與寫信人的先後次序要求一樣。
 在非正式英語信函中，可以不寫收信人的姓名地址，但是在正式英語信函中則必須包括這一項内容，而且通常還需要在收信人的姓名後包括稱謂和職務。注意，收信人的地址要排在發信人的地址和日期之後。
 收信人的姓名前冠以何稱，有一定的習慣。常見的情況是：
根據收信人的性别分别在名字前加Mr. Mrs. Miss, Ms.等詞。
 Mr. (Mister) 冠于男子名字前，複數為Messrs. (Messieurs), 相當于Gentlemen。
Mrs. (Misstress) 用于已婚婦女，之後接其夫之姓。如：Mrs. Smith
 Miss (無縮寫形式)，用于未婚女子， 如：Miss Jane.，其複數為Misses, 如：Misses Jane and Mary
 Ms. 用于不知是否已經結婚的婦女。這在事務性信件中較為常見。
             （2）根據收信人的身份冠以學位、頭銜等，如：
 Dr. (Doctor) 冠以博士之姓名前；
 Rev. (Reverend) 冠以神職人員的姓名前；
 Prof. (Professor) 冠以教授的姓名前；
 Pres. (President) 冠以董事長、會長、大學校長、總統的姓名前；
 Hon. (Honorable) 冠以市長、内閣成員、議員、大事、法官等姓名前
（3）如果收信人是公司、機關或單位，一般不寫個人的名字，而寫負責人的職務名稱，如 The Manager, The President 等。
   
3．稱呼 (The Salutation)
 非正式英語書信中，多半是在Dear 之後直呼其名或在My dear 後 加上稱呼，如Dear John, My dear father 等。但在正式英語信件中, 則要根據收信人是誰而相應的變動。一般情況是：
 （1） 寫給個人或自己的朋友，常在姓名、姓氏、名字前加 Dear 一詞。如：Dear Wang Jing, Dear Wang, Dear Jing。寫給外籍人士，可用Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Jones, Dear Professor Lawrence, Dear Dr. Pangloss 等。但注意：在Mr., Mrs., Miss，Ms 和Dr.等稱呼後隻用姓氏，不寫名字。
 (2)   寫給機構或公司，常用Sir(s), Dear Sirs 和Gentlemen. Sir(s) 是比較正式的禮貌稱呼，通常用于公文；Dear Sirs 是英國人比較喜歡的用詞，Gentlemen 為美國常用詞。注意Gentlemen 僅用複數形式，不用單數Gentleman, 也不用Dear Gentlemen。
 (3) 因為從英美人的名字可以看出對方的性别，所以如果知道收信人的名字是 Michel Byram, 則稱呼 Dear Mr. Byram。如果對方為女士，名字叫 Barbara Johns, 為穩妥起見，可以稱呼對方為 Dear Ms. Johns。
 (4) 如果對方是 professor, doctor, dean, president 等，也可用 Dear Professor …, Dear Dr.…, Dear Dean …, Dear President …。
 (5) 如果不知道收信人的名字， 那麼稱呼可以是如下幾種：Dear Sir or Madam, Dear Sirs, Gentlemen 等等。
 (6) 如果是寫給婦女社團、組織， 可用Madams 或 Ladies 等尊稱。
4． 正文 ( The Body of the Letter)
    正文是信的主體，是信中最重要的部分。英語書信的正文通常包括三個部分：
 （一）寫此信的目的；（二）具體要表達的内容；（三）表示希望或祝福的話。如：
 With best regard .
     Hoping for an early reply .
 Looking forward to hearing from you soon.
 Looking forward to an early reply.
 With kind regard to your father (mother, wife …).
     Please convey my best regard to your father (mother, wife…).
    一般書信的正文從低于稱呼一、二行處落筆，每段第一行向右約縮進五個字母。正文要求簡明扼要，條理清楚。每段不宜太長，尤其開頭和結尾兩段，更應簡短。
    如果正文是用打字機打，則要注意上、下、左、右的空邊。一般來說，正文約占信箋的四分之三，左邊的空白要比右邊稍大一點，下方的空白要留得大一些。總之，空白要适中，兩邊要整齊。
 5．結束語（The Complimentary Close）
     結束語是寫信人對收信人的一種謙稱，相當于我國書信中的“敬上”、“謹上”、“謹啟”等。結束語單獨成行，通常位于正文末行下面一、二行，可寫在與正文左對齊的地方，也可以從中間向右寫。開頭詞第一個字母要大寫，末尾加逗号。
     結束語應根據通信者之間的不同的關系适當地選用，并注意與稱呼吻合一緻。具體寫法大緻如下：
   1）寫給機關、團體、公司或不認識的人
    Yours faithfully,   (您忠誠的)
    Yours truly,       (您忠實的)
    Yours very truly,   (您非常忠實的)
   2） 寫給上級、長者或老師等
             Yours respectfully,  (您恭敬的)
    Very respectfully yours, (您非常恭敬的)
   3)   寫給一般朋友、熟人、同學或同事
    Yours sincerely,  (您真誠的)
    Yours very sincerely, (您非常真誠的)
 Sincerely yours, (美)
             Sincerely, (美)
 Yours cordially,    (您真摯的)
   4） 寫給親屬或摯友
    Yours,            (您的)
    Yours ever,        (您永遠的)
    Yours affectionately, (您親愛的)
    With love from,     （愛您的）
    Your loving son (daughter, sister, mother…) （您的愛子、愛女、姐妹、母親…）
 5) 在非正式信函中，可以用Love, Sincerely 等；在正式信函中，如果稱呼為 Dear Mr…., 或Dear Ms…, 結束語用 Yours, Yours sincerely; 如果稱呼為Dear Sir or Madam, Dear Sirs, Gentlemen, 則用Yours faithfully 或Yours truly 。
6．簽名（The Signature）
  簽名指自己的親筆署名，一般簽在低于結束語一、二行之處。如果使用打字機，除打上自己的名字外，也要親筆簽名，這對于商業書信和事務性公函尤為重要。其做法是：
 (1)  如簽署者代表單位而非個人時，應在結束語的下一行，打出全部大寫的所代表的單位名稱。如：
 Yours very truly,
 MILLS SUPPLY COMPANY
       (簽名)
 (2) 寫信人如是女性，而且與收信人素不相識，應在署名前（如用打字機，則在打出的名字前，）根據自己婚否，用圓括号注明“Miss”，或“Mrs.”等字樣，以便對方複信稱呼。如：
 A) Truly yours,                    B) Yours sincerely,
 (簽名)                         (簽名)
 （Miss）Esther Dyson              (Mrs.) Jennifer Bless   
  (3) 如果是代理署名，一般在打出的大寫本單位名稱前打上By, For, Per 或P.P.(Per Procuration 的縮寫)等字樣，以表示代署。如：
 Yours very truly,
 For STERN & COOKE CO., LTD.
    (簽名)
 Edward Sewell
 (4) 如果署上自己的職稱或頭銜，可寫在或打在最末一行。如：
  Yours truly,
  (簽名)
  John Smith
  Professor of English
 一封信将名字簽好後，本來可以寄發出去，但有時可能會發現内容有點遺漏或随信需寄點什麼附件等還要予以說明。這些雖屬補充部分，但其寫法也有具體要求，現說明如下：
 1）附件（Enclosure）: 如果信内已說明有附件要寄，也要在信箋的左下角附注說明，以便收信人查閱。如：
 Encl: Doctor’s Certificate    (附：醫生證明一張)
 Enclosures: 2 Invoices       (附：發票兩張)
 2）附言 （Postscript）: 一般而言，除非确屬需要，最好不要附言，尤其鄭重的函件，更應避免。如用，則在簽名的下一、二行，信箋的左邊，先寫P.S. (即Postscript的縮寫)，接着寫出要講的話。如：
 
 
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……Looking forward to an early reply!
              
 Yours truly,
                       Denis Green
    P.S.  Kindly send me a syllabus.

Writing Assignment 1：
1. 用你的姓名和住址（首都醫科大學，中國北京右安門外西頭條10号，郵編：100069）
 給下面這位教授寫好信頭和收信人姓名地址。
Professor Levy Lawrence, P.O. Box 6332, Stanford CA 94309,U.S.A.
 2. 用你的姓名和住址（首都醫科大學，中國北京右安門外西頭條10号，郵編：100069）
  給Dr. John Smith, Dept. of Education, University of Maryland, College Park, Maryland 20742-1175,U.S.A.寫一封邀請信，請他到中國來度假。
Key to Writing Assignment 1
1. Capital University of Medical Sciences
10 Xitoutiao, You An Men  /  10  You An Men
Beijing, 100069
China